اداره سجلات و احوال شخصيه به لحاظ تنوع موضوعات در بين ادارات حوزه معاونت كنسولي و امور مجلس و ايرانيان ازجايگاه ويژه ائي برخوردار است. بي ترديد افزايش روز افزون گرايش به سفرهاي خارجي و مهاجرين و در نتيجه آن حضور گسترده ايرانيان در خارج از كشور، ميزان مراجعات به نمايندگي هاي كنسولي براي رفع نيازها و انجام درخواست هاي متعدد حقوقي و كنسولي را بيش از پيش افزايش داده و همزمان ادارات سجلات و احوال شخصيه را با حجم عظيم درخواستهاي مختلف ايرانيان و استعلام نمايندگي ها پيرامون احوال شخصيه و سجلي و مسائل پيچيده حقوقي و كنسولي مواجه مي نمايد.
انجام كليه امور ذيل به استناد ماده 1001 قانون مدني و مواد 12،22، 13،31 و 43 قانون ثبت احوال و بند و ماده 5 كنوانسيون وين در امور كنسولي و نيز بند 6 ماده 2 قانون وظايف وزارت امور خارجه ، بعهده نمايندگيهاي جمهوري اسلامي ايران ( وزارت امور خارجه - اداره سجلات و احوال شخصيه) مي باشد.
بدينوسيله مختصري از اموري كه به عهده اداره سجلات و احوال شخصيه مي باشد به شرح ذيل مي باشد:

شرح وظايف اداره سجلات و احوال شخصيه
اداره سجلات و احوال شخصيه به لحاظ تنوع موضوعات در بين ادارات حوزه معاونت كنسولي و امور مجلس و ايرانيان ازجايگاه ويژه ائي برخوردار است. بي ترديد افزايش روز افزون گرايش به سفرهاي خارجي و مهاجرين و در نتيجه آن حضور گسترده ايرانيان در خارج از كشور، ميزان مراجعات به نمايندگي هاي كنسولي براي رفع نيازها و انجام درخواست هاي متعدد حقوقي و كنسولي را بيش از پيش افزايش داده و همزمان ادارات سجلات و احوال شخصيه را با حجم عظيم درخواستهاي مختلف ايرانيان و استعلام نمايندگي ها پيرامون احوال شخصيه و سجلي و مسائل پيچيده حقوقي و كنسولي مواجه مي نمايد.
انجام كليه امور ذيل به استناد ماده 1001 قانون مدني و مواد 12،22، 13،31 و 43 قانون ثبت احوال و بند و ماده 5 كنوانسيون وين در امور كنسولي و نيز بند 6 ماده 2 قانون وظايف وزارت امور خارجه ، بعهده نمايندگيهاي جمهوري اسلامي ايران ( وزارت امور خارجه - اداره سجلات و احوال شخصيه) مي باشد.
بدينوسيله مختصري از اموري كه به عهده اداره سجلات و احوال شخصيه مي باشد به شرح ذيل مي باشد:

1-ثبت ولادت و صدور شناسنامه :
ثبت ولادت و صدور شناسنامه متولدين خارج از كشور درخارج از كشور توسط نمايندگيهاي سياسي و كنسولي جمهوري اسلامي ايران انجام مي شود، تائيد گواهي ولادت نوزادان متولد خارج از كشور كه بنا به دلايلي در محل تولد شناسنامه اخذ نكرده اند، اداره سجلات و احوال شخصيه نقش راهنما و هدايتگر نمايندگي و پل ارتباطي بين سازمان ثبت احوال و اداره كل تشخيص هويت نيروي انتظامي ايران را ايفاء مي نمايد.

2- امور كلي سجلي شامل:
- تعويض شناسنامه و المثني شناسنامه
- تغيير نام و نام خانوادگي
- الصاق عكس
- كارت شناسائي ملي
- گواهي تجرد
- استعلام شناسنامه
- ارسال تصوير و يا اصل شناسنامه ايرانيان مقيم به نمايندگي محل اقامت آنان
- رفع اختلافات مندرج در شناسنامه
- مكاتبات مربوط به انتخاب واژه جهت متولدين خارج از كشور
- استعلام حيات يا ممات ايرانيان مقيم خارج از كشور
- تكميل ستون ازدواج و فرزندان در شناسنامه هاي تعويضي
- تكميل ستون فرزندان زن ايراني داراي همسر خارجي
- ارسال تصوير رضايت پدر جهت اولين ازدواج دختر ايراني.

3- ازدواج و طلاق:
ثبت ازدواج و طلاق ايرانيان مقيم خارج از كشور بعهده نمايندگيهاي جمهوري اسلامي ايران در خارج از كشور و با هماهنگي اداره سجلات و احوال وزارت امور خارجه با سازمانهاي ذيربط داخلي انجام مي گيرد.

الف- ازدواج شامل:
ثبت ازدواج مرد ايراني با زن ايراني
ثبت ازدواج مرد ايراني با زن خارجي كه به استناد بند 6 ماده 976 قانون مدني پس از ازدواج تابعيت ايراني مرد به زن خارجي اعطاء خواهد شد و جهت وي شناسنامه ايراني صادر خواهد شد.
ثبت ازدواج مرد خارجي با زن ايراني، پس از اثبت ازدواج جهت زوجين پروانه زناشويي صادر مي گردد.

ب- طلاق شامل:
- ثبت طلاق به درخواست زوجين
-ثبت طلاق به درخواست مرد
- ثبت طلاق به درخواست زن
- ثبت طلاق به درخواست زن يا زوجه پس از جاري شدن صيغه طلاق شرعي توسط روحاني ماذون از جناب رياست محترم قوه قضائيه

4- ديات و فوت
ثبت فوت ايرانيان خارج از كشور بعده ماموريت كنسولي گذاشته شده است . هماهنگي هاي مربوطه در خصوص انتقال اجساد متوفيان ايراني، دريافت ماترك،‌ديه و غرامت و مواردمشابه ، پيگيري مشكلات حقوقي و خصوصي آنان در خارج از كشور ، پاسخ به مراجعات و راهنمائي افراد ذينفع از وظايف اداره سجلات و احوال شخصيه مي باشد.
به استناد بند الف ماده 37 كنوانسيون وين امور فوت اتباع خارجي در ايران از طريق اداره سجلات و احوال شخصيه انجام مي پذيرد.

5- عابرين غير مجاز:
بررسي و هماهنگي مسئله خروج غير مجاز ايرانيان كه با عناوين مختلف بدون گذرنامه و غير قانوني از كشور خارج شده اند، با هماهنگي ارگانهاي ذيربط بعهده اداره سجلات و احوال شخصيه مي باشد.

6- گواهي عدم سوء پيشينه:
اين گواهي براي ايرانيان مقيم خارج از كشور و يا خارجياني كه مدتي در ايران زندگي كرده اند از طريق نمايندگيهاي سياسي و كنسولي جمهوري اسلامي ايران درخواست و از طريق اداره سجلات و احوال شخصيه باسازمانهاي ذيربط هماهنگي و پس از صدور به نمايندگي درخواست كننده ارسال مي گردد.

7- ابلاغ اوراق قضائي :
به استناد ماده 71 قانون آئين دادرسي مدني، ابلاغ اوراق قضائي به ايرانيان مقيم خارج از ك شور و يا اتباع خارجه و يا دولتهاي خارجي و هم چنين سفارت خانه هاي خارجي مقيم ايران از طريق اداره سجلات و احوال شخصيه بعهده نمايندگيهاي جمهوري اسلامي ايران در خارج از كشور مي باشد.

8- امور حقوقي وقضائي:
اداره سجلات و احوال شخصيه علاوه بر مسئوليت هاي متنوع و گوناگون از طرف مراجع قضائي به پاره اي از امور قضائي و شبه قضائي با هماهنگي نمايندگيهاي جمهوري اسلامي ايران در خارج از كشور و سفارتخانه هاي خارجي مقيم ايران مي پردازد كه شامل:
استرداد مجرمين
معاضدت ونيابت قضائي
نصب قيم و امين موقت
مكاتبات مربوط به مستمري بگيران
ثبت موقت كشتي ها
امور مربوط به حضانت وسرپرستي


9- تائيد اسناد:
بخش تائيد اسناد تنها مرجع اعطاي اعتبار به اسناد در داخل و خارج از كشور شناخته مي شود و بعنوان يكي از بخشهاي مهم اداره سجلات و احوال شخصيه وزارت امور خارجه مي باشد.
ايرانياني كه قصد ارائه مدارك و مستندات قانوني خود به دولت هاي خارجي را دارند، پس از ترجمه مدارك توسط دارالترجمه هاي رسمي و تائيد اداره فني قوه قضائيه به بخش تائيد اسناد اداره سجلات و احوال شخصيه به عنوان نماينده وزارت امور خارجه و دولت جمهوري اسلامي ايران مراجعه مي نمايند.
همچنخين كليه اسناد و مدارك خارجي تائيد شده در نمايندگيهاي سياسي و كنسولي جمهوري اسلامي ايرا ن در خارج از كشور جهت ارائه به مقامات ذيربط داخلي بايد توسط بخش تائيد اسناد اداره سجلات و احوال شخصيه تصديق گردد.